Training & Coaching

Een probleem met beschimmeld en oud brood. De leidinggevende en de medewerkster praten met elkaar maar kwamen er niet uit...

Vanaf eind 2014 gaan er een aantal dingen veranderen in de allergenenwet. Wellicht heeft u er al over gehoord en vraagt u zich af wat dit voor u betekent en hoe u dit het beste kan organiseren voor uw bedrijf.

Inhoud allergenenwetgeving
Laten we eerst bij het begin beginnen. Wat houdt de wet in en wat gaat er veranderen?

In 2011 is de verordening Verstrekking (EU) 1169/2011 van voedselinformatie gepubliceerd. In deze verordening staan een aantal wijzingen met betrekking tot o.a. de allergenenwet. Tot 13 december 2014 is er de tijd om aan de verordening te voldoen.

De wet geldt voor alle bedrijven/ instellingen die niet voorverpakte levensmiddelen bereiden en verkopen.

Van alle bereidde producten moet inzichtelijk zijn welke allergenen het product bevat. Nu geldt dit sinds 2003 al voor de voorverpakte producten. Nieuw is het voor de niet voorverpakte producten. Het idee erachter is het beter informeren van uw klanten.

Het gaat er hierbij om dat per product wordt aangegeven welke van de 14 verplichte allergenen de ingrediënten bevatten. Kruisbesmetting hoeft wettelijk niet worden te gespecificeerd maar moet wel worden voorkomen. De informatie mag u op verschillende manieren kenbaar maken aan uw klanten. Mondeling, schriftelijk en elektronisch. Zolang het voor de klant duidelijk is dat deze informatie beschikbaar is.

Bij een bezoek van de NVWA moet kunnen worden aangetoond welke allergenen zich in welk product bevinden. De allergeneninformatie moet dus aanwezig zijn en een onderdeel uitmaken van het HACCP-plan. Iedereen moet het makkelijk kunnen vinden. Het daadwerkelijke gerecht mag niet afwijken van de schriftelijke declaratie.

Indien er niet aan de verordening is voldaan kan de bij voedselintolerantie en voedselallergie de ondernemer aansprakelijk worden gesteld.

Wat betekent dit voor uw bedrijf?
Voor ondernemers betekent dit dat er extra tijd moet worden vrijgemaakt om per product te specifiëren welke allergenen het bevat.

Omdat het product niet mag afwijken van de declaratie zullen medewerkers op steeds dezelfde wijze de bereiding moeten doen. Uw medewerkers dienen dus op de hoogte te zijn van allergenen en de risico's.

Dit betekent ook dat de keuken zo zal moeten worden ingericht dat kruisbesmetting wordt voorkomen. Tussen bereidingen door zal er bijvoorbeeld moeten worden schoongemaakt bij producten met verschillende allergenen.

Ondersteuning
Om u alvast op weg te helpen hebben wij een formulier ontwikkeld met daarop de 14 verplichte allergenen. Tegelijkertijd kunt u per gerecht aangegeven welke ingrediënten het bevat en kunt u per ingrediënt aanvinken welk allergeen het bevat.

Bij een groot assortiment aan producten kan dit veel werk opleveren. Om het u gemakkelijk te maken, zodat u tijd overhoud voor uw eigenlijke zaken, hebben wij in onze software een mogelijkheid waarbij uw producten worden ingevoerd en in één oogopslag te zien is welke allergenen het bevat.

Bovendien kan het ook andersom. Mocht u een klant ontvangen die een glutenallergie heeft dan is met enkele klikken te zien welke producten ongeschikt zijn. Zie hieronder een aantal voorbeelden.

U hoeft het wiel niet steeds zelf uit te vinden, hieronder tien kwaliteit tips van uw collega's:

Volgens veel managers lijkt de belangrijkste functie van kwaliteitszorg de kwaliteit van producten en processen te monitoren en de daaraan gekoppelde formulierenstroom te managen. Daarom wat tips van collega's:

1. Maak het vooral niet te ingewikkeld. Zorg voor korte en bondige instructies. In begrijpelijke taal voor hen die er mee moeten werken. 
2. Geef alleen instructies die er echt toe doen. Val mensen niet lastig met een berg aan informatie die ze niet nodig hebben. Die het alleen maar verwarrend maakt. 
3. Zorg wel dat het systeem compleet is. Zie niets over het hoofd. 
4. Maak gebruik van technische hulpmiddelen waar mogelijk. Bijvoorbeeld computers, scanners, loggers en automatische meetapparatuur. Daarmee bespaart u tijd en ergernis. Bovendien krijgt u daardoor een beter beeld van trends. 
5. Leg de lat niet hoger dan waar de klant om vraagt of dat wettelijk vereist is. 
6. Zorg voor continuïteit. Steeds maar weer formulieren veranderen, aanpassen en toevoegen maakt zaken al snel ingewikkeld. Dan krijgt u fouten of haken mensen af. 
7. Maak een verschil tussen enerzijds een kwaliteitshandboek met allerlei vaste afspraken en procedures. En anderzijds een logboek, al dan niet digitaal. Daarin worden alle controles genoteerd. 
8. Werkt u in een grote organisatie en zijn er meerdere mensen verantwoordelijk of heeft u lange looplijnen? Zorg dan voor een klembord met de nodige formulieren en thermometer of een smartphone met internetverbinding. Zo wordt controleren en invullen van formulieren zo eenvoudig en snel als mogelijk. 
9. Snel meten kan met loggers of vaste thermometers. En voor bepaalde toepassingen zoals het meten van een koelkast of vriezer is een infrarood thermometer heel geschikt. 
10. Veelal worden controles per week opgeslagen. Voor de herkenbaarheid kan het gebruik van kleuren helpen.

De nieuwe allergenenwet? Het gaat er om dat per product wordt aangegeven welke van de 14 verplichte allergenen in de ingrediënten aanwezig zijn. Mogelijke aanwezigheid hoeft wettelijk niet worden te gespecificeerd. Desalniettemin kunnen risico's met allergenen zeer ingrijpend zijn en daarom moeten er ook maatregelen genomen worden om besmetting tegen te gaan.

Praktijk
Wij hebben in juni een onderzoek gedaan naar in hoeverre deze nieuwe wet bekend is en hoe ver bedrijven het al geregeld hebben. Gebleken is dat nog bijna niemand zover is. Bent u al begonnen? Dan bent u wellicht een van de mensen die zuchten: "Wat een werk!". Zoals een manager startte met de aanpak: "Eerst alle recepten in kaart. Toen alle bijbehorende producten. Vervolgens in Excel gezien dat er meer dan 2000 regels waren. Toen 14 allergenen rechts daarvan. Toen ik al een paar dagen bezig was kreeg ik te horen: dat en dat product is veranderd. Kon ik weer van vooraf aan beginnen."

Hoe dan wel? Hoe kan dit beter, sneller en vooral veel gemakkelijker?
In 5 stappen goed geregeld
Stap 1. Zorg ervoor dat u alle grondstofinfo van uw leveranciers ontvangt. Laat u niet te snel afpoeieren door uw leverancier. Een reactie als "Oooh maar dat is toch pas in december 2014 van belang!" moet u niet gek van opkijken. Besef óók dat u het vóór die tijd geregeld moet hebben.
Ideaal? Een leverancier is al aangesloten bij een databank. Die vooruit loopt op de zaken en al de productgegevens wat betreft allergenen zijn al compleet en gecontroleerd. Uw voordeel? Gegevens hoeven niet meer handmatig ingeklopt. Ontvangt u bijvoorbeeld van de Sligro, Hanos, Campina enz dan is de benodigde informatie eenvoudig terug te vinden. Hoeft u alleen de recepten nog samen te stellen. Ook dat kan in Vers & Veilig.
Stap 2. Breng alle recepten in kaart en leg deze schriftelijk vast. Op onze website kunt u een formulier downloaden die u helpt uw recepten in kaart te brengen inclusief de 14 allergenen.
Stap 3. Instrueer uw keukenmedewerkers over de recepten. Belangrijk om te bespreken is waar men van mag afwijken. Een beetje meer of minder van een product is qua allergenen niet relevant. Dat blijft het zelfde. Een totaal ander product gebruiken kan een risico betekenen. Ook op het gereedschap gebruik moet worden gelet. Stel u gebruikt een mes waarmee glutenbrood is gesneden. Vervolgens dit mes gebruiken voor een recept waar geen gluten in voorkomt? Dan heeft u besmetting en mogelijk toch gluten in dat recept.
Stap 4. Instrueer uw bediening; hoe informeren zij mensen die vragen hebben op een correcte manier? Welke producten kunnen zij veilig eten? Welke alternatieven zijn er? Hoe wordt product verwisseling voorkomen? Waar kunnen zij de up-to-date informatie halen? Zomaar enkele vragen. Het mag natuurlijk niet zo zijn dat bijvoorbeeld Anneke met een lactose allergie vraagt naar de lactosevrije producten en toch een product krijgt met lactose.
Stap 5. Breng uw klanten op de hoogte. Dit kan op verschillende manieren:
Op de menukaart per gerecht aangeven welk allergenen het bevat.
Schapkaartjes bij de producten.
Mondeling informeren, geef wel op bijvoorbeeld een bordje aan dat er om deze informatie gevraagd kan worden.

Waar kan Vers & Veilig helpen?
Wij kunnen u op een aantal manieren helpen. Met als uiteindelijk doel dat u hier geen of in ieder geval zo weinig mogelijk omkijken naar heeft.

Op welke wijze?
De gegevens van de grondstoffen van leveranciers in kaart brengen. Waarbij leveranciers die de gegevens in databanken hebben de voorkeur hebben.
Versenveilig.nl heeft een systeem waarbij de gegevens van de grondstoffen automatisch geüpdate worden via databanken. Zo heeft u alle gegevens en blijven de gegevens ook waardevol.
De recepten kunnen alleen gemaakt worden op basis van de grondstoffen die al in het systeem zijn. Zo wordt geborgd dat per recept automatisch duidelijk is welke allergenen het bevat en welke niet. Bovendien kunt u alle producten en recepten overzien die één van de 14 verplichte allergenen bevatten.

Voorbeeld vragen die dan snel en gemakkelijk beantwoord kunnen worden:
Welk gerecht kan ik rustig nemen indien ik een glutenallergie heb?
Welk gerecht bevat mogelijk kippenei?
De leverancier heeft het product aangepast. Kan ik nu nog veilig de bolognese saus die ik drie dagen geleden gemaakt heb gebruiken?

Daarnaast kan Vers & Veilig u helpen bij het informeren van de keukenmedewerkers en bediening. Zodat zij precies weten wat ze moeten doen en wat ze moeten laten.

U weet nu wat, waarom en hoe alles rondom de 14 allergenen goed kan regelen. Voor u het weet staat de kerstboom weer opgetuigd. Dus, wacht niet langer en bel ons!

Bob is het niet eens met de sandalen in de keuken.

Bob is kwaliteit coördinator bij een zorginstelling. Hij doet zijn uiterste best om ook HACCP in de organisatie goed te laten verlopen.

"Hoi Esther, ik wou je even laten weten wat ik zag in de keuken. Astrid kwam ik tegen. Het leek wel alsof ze net van het strand kwam.
Dat vind ik al niet kunnen. Bovendien waren haar tenen gelakt. Toevallig kwam er ook nog een leverancier maaltijden afleveren. Dan sla je toch geen goed figuur?"

"Hoi Bob. Het is goed dat je dit aangeeft. Ik ben al blij dat ik iemand voor de keuken heb in deze vakantieperiode. Waar en hoe stel je grenzen, zonder de keukenhulp
van je te vervreemden?" Dat blijkt toch lastiger dan ik dacht."

"Hoi Esther, het moet toch mogelijk zijn om grenzen te stellen? Bovendien voldoet het niet aan wet-en regelgeving. Vanuit HACCP en vanuit de Arbo zijn hier toch richtlijnen voorgesteld? Ik moet er niet aan denken als er dadelijk een pan kokende soep naar beneden komt?"

"Hoi Bob, je maakt het nu wel erg zwaar. Zo groot is dat risico toch niet? En op andere locaties hoor ik ze daar niet over "

"Hoi Esther, ik vind dat je nu wel erg gemakkelijk over denkt. Als het fout gaat, wie betaalt de rekening? En sommige dingen moeten toch ook anno 2017 te verbieden zijn? Ik stel voor dat we dit gaan bespreken in een werkoverleg. Het resultaat daarvan? Geen sandalen meer. En geen discussie. Donderdag zien we elkaar weer. Ze zullen dan dit aspect bespreken en afronden?"

"Hoi Bob, prima. En later we dan de medewerkers betrekken in de oplossingen. Er moet helder zijn wat we van ze verwachten. En waarom. Tot donderdag".

"Je moet wel echt iets gaan doen aan de communicatie bij jouw medewerkers die maaltijden serveren in het restaurant".  Dat was een toegift in het nagesprek met een facilitair manager. Verantwoordelijk voor keuken en restaurant. Ze reageerde wat verrast. "Oh, hoezo dan?" Blijkbaar was het haar nog niet opgevallen. 

De situatie: een vakantiekracht van ongeveer 16 jaar bracht de maaltijden van de keuken naar de bewoners. In elke hand een maaltijd. Ze liep naar de bewoners toe, zet de maaltijd op de tafel en ging weer terug naar de keuken. Er was geen woord gesproken. Was dit een incident? Had zij niet de beste contacten met deze bewoners? Dit was een eerste indruk. Toch maar even kijken of er ook nog een tweede komt. En die kwam.

Die ging precies zo. Aan een andere tafel. Met andere bewoners. Daar kon het niet meer aan liggen. Hoe deden andere medewerkers dit? Dat ging anders." Goedemiddag. Alstublieft. Hier is uw maaltijd. Lekkere nasi en saté. Eet u smakelijk". Hé, dacht ik:" het kan dus wel". 

Eerder heb ik al geschreven over leiderschap. Over het stellen van vragen. De eerste vraag die een medewerker zal hebben wanneer hij begint is de vraag: "wat wordt er van mij verwacht "? Ongeacht hij of zij, ongeacht de leeftijd en ongeacht de functie; kok, keuken assistent, facilitair medewerkster of voedingsassistent. Ik vraag me af of de vraag aan de medewerkster is gesteld:" weet je wat er wordt verwacht?" 

Als leidinggevende kan je afwachten totdat de medewerker de vraag stelt. Maar ja, je bent nu eenmaal leidinggevende. Je hebt de verantwoordelijkheid. Je wil later niet geconfronteerd worden met bewoners die klagen over de wijze waarop de maaltijden worden geserveerd. Dus wat let je om deze vraag te stellen. 

In de keuken wordt er veel aan gedaan om een goede maaltijd te kunnen presenteren. Met alles waar een kok verantwoordelijkheid voor heeft; schone handen, verse producten, niets over de uiterste houdbaarheid, koelingen en vriezers die goed werken enzovoort. Dat doet die kok goed. Nu aan de slag als leidinggevende. Met het stellen van vragen. Niet denken dat de ander het wel weet. Of misschien wel hopen...

Zien hoe er gewerkt wordt helpt ook. Ik zag het tenslotte ook. En vervolgens dat te durven benoemen is natuurlijk wel van belang. Dan is er sprake van concrete observaties en voorbeelden. Op deze wijze kan dit gepast besproken worden met elkaar. Want wie zit erop te wachten om in de nabijheid van directe collega's te worden gecorrigeerd? Tegelijkertijd, deze vraag en deze feedback hebben het meeste zin als ze aansluitend worden gepresenteerd.

En eigenlijk is het een kwestie van aandacht. Want wie wil er nu niet geholpen worden om het werk nog beter te doen?

Hoe tevreden bent u over de leidinggevenden in uw organisatie? Zou u er meer of minder van willen hebben? In de praktijk raken ondernemers vaak teleurgesteld in leidinggevenden. Doen ze waarvoor ze zijn ingehuurd? Worden medewerkers daadwerkelijk geholpen om te presteren? Of wordt er geen aandacht aan gegeven?

Ook dat laatste komt vaak voor. Of er aandacht aan wordt gegeven is de eerste vraag. De tweede vraag? Krijgen ze ook de aandacht die ze nodig hebben?

Als het functioneren van een keuken of een productie wordt bezien dan valt er veel op. Of medewerkers ervoor gaan. Of ze de verantwoordelijkheid nemen. Of ze die dingen doen die helpen om de organisatie te laten winnen. Dat is wat opvalt.

In de veelheid van onderwerpen die op het bordje liggen van de leidinggevende is het goed functioneren van het team een belangrijke. Misschien wel de belangrijkste. Want hoe groot is de invloed op het bedrijfsresultaat van goed functionerende medewerkers? Volgens mij hoeven we daarover geen discussie te hebben. 

Een onderdeel dat dan goed bekeken kan worden is HACCP en voedselveiligheid. Wat zegt het als de HACCP administratie wel of niet goed is bijgehouden over de motivatie en deskundigheid van medewerkers? En datzelfde kan uiteraard gevraagd worden voor de schoonmaak, de desinfectie of het beheer van producten in de koeling en de vriezer. Iets relatief eenvoudigs als producten dateren en producten goed verpakken is een signaal. Evenals producten goed afkoelen.

Soms geven medewerkers aan dat ze niet beschikken over het juiste gereedschap. Dat ze bijvoorbeeld een snelkoeler willen. Of dat ze wel een snelkoeler hebben maar deze niet op de juiste wijze gebruiken. En daar is veel van en voor te zeggen. En de medewerker heeft dus een vraag. Het gevoel om niet over alles te  beschikken om het werk optimaal te doen.

Het blijkt dat dit een erg belangrijk onderdeel is van het werk van de leidinggevende. Steeds weer. Ook uit grootschalig onderzoek. Het mooiste zou zijn als de medewerker kan zeggen: ik heb alles wat nodig is om mijn werk optimaal te verrichten. Let wel, hier wordt veel gezegd. Want wat is ALLES  wat nodig is? Wat is OPTIMAAL werken? Hier is geen eenvoudig antwoord zoals: ja of nee op te geven. Dit is een vraag om bij stil te staan. En dat ook vaker te doen. 

En nu heb ik het over een snelkoeler. Of over de juiste bediening ervan. En natuurlijk zijn er alternatieven. Want misschien is er wel geen plaats. Of geen budget. Uiteindelijk is de vraag op welke wijze dan toch snel terug gekoeld kan worden. Hierover is al eerder geschreven. 

Wat betreft de vraag: heb ik alles wat nodig is om het werk optimaal te verrichten? Dit is een van de 12 vragen. 12 vragen die medewerkers en leidinggevenden vooruithelpen om te scoren. En dat helpt weer aan een Vers En Veilig resultaat. Wanneer stel je die vraag? Het begin van scoren. En wanneer dat we dan gaan toosten?

Hygiëne en voedselveiligheid is een kwestie van werken. Het is nu eenmaal zo dat het heel vaak gemakkelijker is om onhygiënisch te werken dan juist hygiënisch. Neem nu het afvegen van de handen aan de koksdoek. Dat komen we toch nog vaak genoeg tegen in de keuken. Zelfs bij de jonge garde. Wordt er dan op school ook geen aandacht aan gegeven vraag ik mij af?

Kijk ik naar de 'Hygiënecode voor de voedingsverzorging in zorginstellingen en Defensie' en gebruik ik CTRL-F om te zoeken naar "handen" dan kom ik 8 resultaten tegen. Dat zijn er in ieder geval meer dan 3. Blijkbaar is het voorkomen van kruisbesmetting dan toch wel belangrijk...

Ook in de "hygiënecode voor de horeca" kom ik de nodige resultaten tegen. En ook allerlei regels over sieraden. Zoals het simpele advies om geen sieraden te dragen tijdens werkzaamheden in de keuken. Dit is toch echt heel anders als wat ik op tv tegenkom. Hoe kan dat nou? Is handen hygiëne geen punt om te scoren? Het lijkt erop. En simpelweg vertellen dat de regels anders zijn als wat ik op dat moment zie heeft weinig toegevoegde waarde. Sterker, misschien levert het wel ergernis op bij de ander.

Totdat ik kom met resultaten van onderzoek. Bijvoorbeeld handafdrukken. Liefst van de persoon waarmee ik in gesprek ben. Zeker indien er direct contact is met voedingsmiddelen, dan zijn schone handen geen luxe maar een must. Denk aan catering. Verse broodjes. Er zijn heel wat bedrijven in Nederland die zich daarmee bezighouden. Zijn er net zoveel bedrijven die zich bezighouden met het onderwerp handenhygiëne? Ik ben benieuwd.

Daarom is het van belang om je te realiseren dat dit soort zaken weinig te doen hebben met kennis en vaardigheden. Mensen gaan geen instructies lezen als ze daar niet voor open staan. Zo simpel is het. En dan moet er eerst wat anders gebeuren voordat het zin heeft om te vertellen of te werken aan instructies. Weten wat er fout kan gaan is veel belangrijker. Wat de effecten kunnen zijn eveneens. En als dan beeld en geluid wordt gecombineerd? Dan komt de boodschap nog beter over.

Dicht bij de medewerkers zijn is ook een vereiste. Niet praten tegen. Dat heeft weinig zin. Praten mét wel. Dan heb je wel een trainer nodig die dat snapt. En die de kwaliteiten heeft om dat op die wijze vorm te geven. Die bovendien de praktijk van de deelnemers als uitgangspunt neemt. Dan hebben we het tenminste ergens over.
Trainen? Dat is een investering in mensen. Een investering in aandacht. Maar die moet wel resultaat hebben op de werkvloer. 

Een begrip dat vaak genoemd wordt is "tenminste houdbaar tot". Hoe langer deze is hoe liever veel mensen het hebben. Volgens mij mogen trainers dat zich best beseffen. Bij producten wordt er flink geïnvesteerd in houdbaarheid en in voorspellende modellen om dat voor elkaar te hebben. Wat doet de trainer daarvoor?
Vers & Veilig snapt dat. 

Vers & Veilig begrijpt ook dat elke investering op de weegschaal komt. En dat niet alleen de prijs van de training mag ook de tijd van de deelnemers een rol speelt. Logisch dat op het ene moment er een keuze is voor elearning en het andere moment deze-elearning totaal geen zin heeft. Als mensen het allemaal wel weten maar niet doen, dan moeten we echt in gesprek. Of het moet zijn dat u alleen maar een dossier wilt vullen met een papiertje.

Misschien is dat gesprek daarom ook wel een goed startpunt. Om eens te bekijken hoe we dit kunnen vormgeven. Wat resultaten moeten zijn. Met welke mensen u dat resultaat wilt bereiken. Zijn dat oude rotten in het vak of jong gedienden? Kennen zij het klappen van de zweep of schort daar nog het een en ander aan?
En wat heeft u al in huis om dat resultaat te bereiken? En welk budget heeft u daarover?  

Tot slot? Hebben de medewerkers alles om datgene te doen wat ze zouden moeten doen? Ook zoiets als een fatsoenlijke handenwasgelegenheid?

n gesprek met Alphons in Spaarnwoude. Een operationeel leidinggevende in de luchtvaart catering. Iemand die al heel wat jaren ervaring heeft. Leiding geeft aan een twaalftal personen, deels vast en deels oproepkracht. Met als onderwerp: hoe krijg ik nu voor elkaar dat de mensen gaan doen wat ze moeten doen?

Wat betekende dat? Wij de rugzak op, koffie en thee mee en aan de wandel. 

Laten we to the point komen. Straks ben je 2 uur verder. Wellicht ben je dan weer terug hier bij de auto. Wat wil je me dan vertellen dat je gerealiseerd hebt?
Daar moest Alphons even over nadenken. Al wandelend is dat helemaal geen probleem...

Na wat op wanneer gepraat kwam het hierop neer: Bert doet bij ons het magazijn. En ik heb al vaker gezegd dat hij secuurder moet zijn in het bijhouden van producten. We grijpen nogal eens mis. Van het ene product staat op de wijze van spreken voor een maand en van het andere product niets. Terwijl ik dat wel nodig heb. Hierdoor worden klanten ontevreden en ik ook. Bert werkt al 8 maanden in het magazijn. Hij zou het toch moeten weten intussen? Ik heb geen zin om hem steeds te controleren. En te zeggen wat er beter moet.

Dit was voldoende concreet om ermee aan de slag te gaan. En ik kan Bert niet helpen. Die is niet bij me. Alphons wel. En stel dat ik hem nou help zodat hij beter kan managen en leidinggeven? Stel dat hij op een andere manier Bert "aanpakt ".

Want ik ken Alphons al jaren. Iemand die ervoor gaat. Recht door zee. Zegt ook waar het op staat. Soms komt dat goed aan maar soms ook niet. Mensen zijn niet altijd blij met de wijze waarop ze aangesproken worden. Tijdens het gesprek waar we ook achter dat Bert niet anders werd aangepakt in vergelijking met toen hij pas enkele dagen in dienst was. Het accent lag toen vooral op instrueren. Zeggen hoe het moet. Wanneer het moet. Wat er moet. Zoals producten van de vloer in het magazijn. 's avonds de deur op slot. En de deur overdag en bij pauzes zoveel mogelijk sluiten opdat vreemde gasten of ongedierte geen toegang heeft.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden. De vraag is hoe effectief de gesprekken tegenwoordig zijn. Wordt er eigenlijk niet verteld wat die ander al lang weet? Gedurende deze wandeling kreeg ik wat twijfels over de leiderschapskwaliteiten van Alphons. Alphons is iemand die flexibel genoeg is in een heleboel opzichten. En heeft zeker kennis van zaken over alles in de luchtvaart catering. Tegelijkertijd bekruipt mij het gevoel dat Alphons niet zo sterk is in communicatie en strategie.

Ik besloot met Alphons in gesprek te gaan over motivatie en deskundigheid. Niet van hem maar van Bert. Samen hebben we gekeken hoe dat aan te pakken. Met open vragen in plaats van met aannames. Oftewel, zonder zelf al te snel conclusies te trekken.

Wat was de moraal van deze coaching? Begin bij de ander. Wie is dat? Hoe gemotiveerd is hij of zij? En waarvoor? Is dat bijvoorbeeld het salaris of het contact met klanten. Zijn dat de juiste voorbeelden die gevolgd kunnen worden of juist een goede persoonlijke band met collega's en leidinggevenden? En zo zijn meer onderwerpen de revue gepasseerd. 

Ook is gekeken naar de deskundigheid van Bert. Kan Bert zelfstandig het magazijn runnen? Zijn daar voorbeelden van? En is de verwachting van Alphons ooit duidelijk gemaakt? Een duidelijke briefing kan helpen.

Stel dat hij dat niet goed kan? Dan is uitleg over wat er moet gebeuren en hoe het moet gebeuren op zijn plaats. Structureren eveneens. Wat moet en in welke volgorde? Wat is handig bij de start van dienst en wat op het eind. Beantwoord alle vragen. En niet onbelangrijk, creër een risicovrije omgeving waar fouten gemaakt kunnen worden om van te leren. Dat kost in het begin veel tijd.

Hierdoor zal de deskundigheid toenemen. En de noodzaak om er veel tijd in te steken verminderen. En dat was nou precies een van de zaken waar Alphons
kan winnen. Niet continu op de huid van de ander blijven zitten. Dat werkt niet motiverend. 

Tijdens dit bezoek is Alphons duidelijk geworden dat delegeren wellicht de beste keuze is in de omgang met Bert. Intussen is hij deskundig. En heeft hij ruimte nodig om dat werk te kunnen doen. In het gesprek werd ook duidelijk dat Alphons meer complimenten mag geven. Niet alleen maar zien wanneer het fout gaat maar ook wanneer het goed gaat. Dat concreet benoemen. En ga in gesprek met Bert hoe hij zelf tegen deze situatie aankijkt. En wat je als leidinggevende kan doen. Dan wordt er gewonnen. Dan ontstaat vooruitgang. 

Later vertelde hij mij dat hij een stuk meer resultaten boekte, ook in het goede beheer van het magazijn.

Legionella software wordt vooral gebruikt in hotels. Die moeten voldoen aan de wetgeving. Want een besmetting met Legionella kan zeer vervelende gevolgen hebben.
De situatie in Bovenkarspel liet dat ook zien. Daarom is het van belang om te voldoen aan de drinkwaterwet. Een verplichting voor het hotel maar ten bate van de gasten. 

De Legionella software van Vers & Veilig wordt veel ingezet om de risico's op een besmetting met Legionella te reduceren en uiteraard voldoen aan wet- en regelgeving.
In de praktijk betekent dit in eerste instantie een risicoanalyse uitvoeren. Dan wordt er geïnventariseerd hoe een gebouw, het leidingstelsel, tappunten, gebruikers en meer met water omgaan. Vervolgens volgt daar een beheersplan uit. Dat is feitelijk waar het om draait. Daarin komen alle maatregelen die nodig zijn om te voorkomen dat de-Legionella bacterie uitgroeit in het water. Variërend van met name temperatuur controles van de douches, spoelen van leegstaande kamers tot het periodieke controleren van de keer kleppen.

Al die acties moeten ook genoteerd. Want voor de toezichthouder, de Inspectie Leefomgeving en Transport moeten dit soort zaken altijd beschikbaar en inzichtelijk zijn. 

Soms gaat die controles nog op papier. Wat betekent dat voor de praktijk? Dikke mappen, vergeten om de controles te administreren of zelfs vergeten om de controles te doen. Waardoor risico's kunnen ontstaan. En die risico's zijn ongewenst. Hoe dan wel aan te pakken?

Vers & Veilig vindt dat alle activiteiten rondom het beheersplan zo gemakkelijk mogelijk moet zijn. En meestal vinden we daar de bedrijfsleiders en gebruikers op onze weg. En als er dan mogelijkheden zijn om daar een invulling aan te geven? Dan gebeurt dat ook.

Onlangs is bij een grote hotelgroep waar Vers & Veilig actief is met ondersteunen op het gebied van voedselveiligheid en waterveiligheid gestart met QR codes.
Het idee daarvoor kwam van een installatiebedrijf uit Waalwijk. Waarvoor nogmaals dank!

Het voordeel van het gebruik van deze QR codes? Het eerste en het belangrijke voordeel is dat zeker is dat alle punten ook daadwerkelijk worden langsgegaan. Een papier of een website invullen op kantoor is dan niet meer aan de orde. Een ander belangrijk voordeel is de snelheid. Even scannen, enkele vragen beantwoorden en opslaan. Klaar. Een derde voordeel? Automatisch worden de juiste mensen geïnformeerd als tijdens de controle dingen niet goed gaan. Bijvoorbeeld een te hoge temperatuur van koud water (meer dan 25 °C). Of een te lage warm water temperatuur  (kouder dan 60 °C). Omdat centraal vastgelegd wordt wie waarvan op de hoogte gesteld wordt is ook deze situatie geborgd.

Dit is wat er nodig is om bijvoorbeeld in een hotel Legionella goed te beheersen. Maar dat kan natuurlijk evengoed een zorginstelling, een zwembad of een asielzoekerscentrum zijn. 

Gaat het goed met Legionella? Dan is een keurmerk ook nog aan de orde. Want kwaliteit? Dat mag best beloond worden!

Reactie van Ilkay, medewerker technische dienst? Chris, dit valt me 100% mee. Dit is veel gemakkelijker dan ik dacht. En gaat inderdaad sneller.

En wil je ook eens bekijken wat je kan winnen met het Legionella plan? Scan dan bijgevoegde QR code.